Download Quy chế tại đây: 

 Dự thảo – Quy chế làm việc tại Đại hội đồng cổ đông năm 2020

CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH DÂN TỘC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

               Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2020

QUY CHẾ LÀM VIỆC

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2020
CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH DÂN TỘC

 

  • Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 thông qua ngày 26/11/2014;
  • Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Sách dân tộc,

      Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên năm 2020 của Công ty cổ phần Sách dân tộc được tổ chức và thực hiện theo Quy chế tổ chức sau đây:

Điều 1. Mục đích

  • Đảm bảo trình tự, nguyên tắc ứng xử, biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông thường niên của Công ty cổ phần Sách dân tộc diễn ra đúng quy định và thành công tốt đẹp.
  • Các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông thể hiện ý chí thống nhất của Đại hội đồng cổ đông, đáp ứng nguyện vọng quyền lợi của cổ đông và đúng pháp luật.

Điều 2. Đối tượng và phạm vi

  • Đối tượng: Tất cả các Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền và khách mời tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty cổ phần Sách dân tộc đều phải chấp hành, tuân thủ các quy định tại Quy chế này, Điều lệ Công ty và Quy định hiện hành của pháp luật.
  • Phạm vi áp dụng: Quy chế này được sử dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020 của Công ty cổ phần Sách dân tộc.

Điều 3. Điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông (Theo Điều 22 Điều lệ Công ty)

  • Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số Cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.
  • Trường hợp không có đủ số lượng cổ đông cần thiết trong vòng ba mươi (30) phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, người triệu tập họp hủy cuộc họp. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn ba mươi (30) ngày, kể từ ngày cuộc họp lần thứ nhất dự định khai mạc. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số Cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 33% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.
  • Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành do không có đủ số Cổ đông cần thiết (số Cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 33% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết) thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn hai mươi (20) ngày, kể từ ngày cuộc họp lần thứ hai dự định khai mạc. Trong trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu có quyền biểu quyết của các Cổ đông dự họp và Đại hội có quyền quyết định tất cả các vấn đề dự kiến được phê chuẩn tại Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất.

Điều 4. Đại biểu tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020

  • Các Cổ đông của Công ty cổ phần Sách dân tộc và người đại diện theo ủy quyền của Cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết (theo danh sách chốt quyền tham dự ĐHĐCĐ thường niên năm 2020 ngày 28/02/2020) đều có quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông;
  • Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp khi vào phòng Đại hội phải có mặt đúng thời gian quy định và làm thủ tục đăng ký, nhận tài liệu, giấy tờ phục vụ Đại hội với Ban tổ chức Đại hội;
  • Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký. Chủ tọa không được dừng cuộc họp để những người đến muộn đăng ký. Trong trường hợp này, hiệu lực của những biểu quyết đã tiến hành không bị ảnh hưởng.
  • Trong thời gian diễn ra Đại hội đồng cổ đông, cổ đông tuân thủ các quy định của Ban tổ chức, của Chủ tọa điều hành Đại hội;
  • Không hút thuốc lá trong phòng Đại hội;
  • Để điện thoại ở chế độ rung, khi cần thì ra bên ngoài đàm thoại.
  • Người được ủy quyền tham dự Đại hội không được ủy quyền lại cho người thứ ba tham dự Đại hội.
  • Trường hợp có Cổ đông không tuân thủ quyền điều hành của Chủ tọa, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường của cuộc họp, Chủ tọa sau khi xem xét cẩn trọng, có thể từ chối hoặc trục xuất Cổ đông nói trên khỏi nơi diễn ra Đại hội để đảm bảo Đại hội diễn ra bình thường theo chương trình.

Điều 5. Khách mời tại Đại hội

  • Là các chức danh quản lý của Công ty, khách mời, thành viên trong Ban tổ chức Đại hội không phải là Cổ đông Công ty nhưng được mời tham dự Đại hội.
  • Khách mời không tham gia phát biểu tại Đại hội (trừ trường hợp được Chủ tọa Đại hội mời, hoặc có đăng ký trước với Ban tổ chức Đại hội và được Chủ tọa Đại hội đồng ý).

Điều 6. Chủ tọa và Ban Chủ tọa

  • Ban Chủ tọa gồm 03 người, bao gồm 01 Chủ tịch và 02 Thành viên. Chủ tịch Hội đồng quản trị làm Chủ tọa Đại hội. Trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên Hội đồng quản trị còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số; trường hợp không bầu được người làm chủ tọa thì Trưởng ban kiểm soát điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp.
  • Nhiệm vụ của Ban Chủ tọa:
  • Điều hành các hoạt động của Đại hội đồng cổ đông theo Chương trình của Hội đồng quản trị (HĐQT) được Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua tại Đại hội;
  • Hướng dẫn các cổ đông và Đại hội thảo luận các nội dung có trong chương trình;
  • Trình dự thảo, kết luận những vấn đề cần thiết để Đại hội biểu quyết;
  • Trả lời những vấn đề do Đại hội yêu cầu;
  • Giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình Đại hội.
  • Nguyên tắc làm việc của Ban Chủ tọa:
  • Làm việc theo nguyên tắc tập thể, tập trung dân chủ, quyết định theo đa số.
  • Chủ tọa của Đại hội có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết để điều khiển Đại hội đồng cổ đông một cách hợp lệ và có trật tự theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số Cổ đông tham dự.

Điều 7. Ban Thư ký Đại hội

  • Ban Thư ký của Đại hội bao gồm 02 người do Chủ tọa giới thiệu và được Đại hội thông qua; Chịu trách nhiệm trước Ban Chủ tọa, Đại hội đồng cổ đông về nhiệm vụ của mình và dưới sự điều hành của Ban Chủ tọa.
  • Nhiệm vụ của Ban Thư ký:
  • Hỗ trợ Ban Chủ tọa công bố thông tin liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thông báo đến các Cổ đông theo đúng quy định pháp luật và Điều lệ công ty;
  • Tiếp nhận, rà soát Phiếu thảo luận, các ý kiến của Cổ đông;
  • Ghi chép đầy đủ, trung thực toàn bộ nội dung, diễn biến Đại hội;
  • Lập biên bản họp và soạn thảo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề được thông qua tại Đại hội.
  • Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Chủ tọa.

Điều 8. Ban kiểm tra tư cách Cổ đông

  • Ban kiểm tra tư cách Cổ đông của Đại hội gồm 03 người, chịu trách nhiệm trước Ban Chủ tọa, Đại hội đồng cổ đông về nhiệm vụ của mình.
  • Nhiệm vụ của Ban kiểm tra tư cách Cổ đông:
  • Kiểm tra tư cách và tình hình Cổ đông, đại diện Cổ đông đến dự họp;
  • Trưởng Ban kiểm tra tư cách Cổ đông báo cáo với Đại hội đồng cổ đông tình hình Cổ đông dự họp. Nếu cuộc họp có đủ số lượng Cổ đông và đại diện được ủy quyền có quyền dự họp đại diện ít nhất 51% số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức tiến hành.

Điều 9. Ban kiểm phiếu

  • Ban kiểm phiếu của Đại hội gồm 03 người, bao gồm 01 Trưởng Ban và 02 thành viên do Chủ tọa giới thiệu và được Đại hội thông qua.
  • Nhiệm vụ của Ban kiểm phiếu:
  • Xác định chính xác kết quả biểu quyết về từng nội dung cần biểu quyết tại Đại hội;
  • Nhanh chóng thông báo kết quả biểu quyết cho Ban Thư ký;
  • Xem xét và báo cáo Đại hội những trường hợp vi phạm thể lệ biểu quyết hoặc đơn thư khiếu nại về kết quả biểu quyết;
  • Lập Biên bản kiểm phiếu và chịu trách nhiệm trước Ban Chủ tọa, Đại hội đồng cổ đông khi thực hiện nhiệm vụ của mình.

Điều 10. Thảo luận tại Đại hội

  • Nguyên tắc:
  • Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi các vấn đề trình bày trong chương trình nội dung Đại hội đồng cổ đông;
  • Cổ đông khi cần phát biểu hoặc tranh luận thì giơ tay, chỉ khi được Ban Chủ tọa nhất trí mới được phát biểu. Mỗi Cổ đông phát biểu không quá 03 phút, nội dung cần ngắn gọn, tránh trùng lặp.
  • Giải đáp ý kiến của các Cổ đông:
  • Chủ tọa hoặc thành viên do Chủ tọa chỉ định sẽ giải đáp ý kiến của Cổ đông;
  • Trường hợp do giới hạn về thời gian tổ chức, các câu hỏi chưa được trả lời trực tiếp tại Đại hội sẽ được Công ty trả lời bằng văn bản.

Điều 11. Biểu quyết thông qua các nội dung tại Đại hội

  • Nguyên tắc:
  • Tất cả các vấn đề trong chương trình và nội dung họp của Đại hội đều phải được Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết công khai bằng Thẻ biểu quyết.
  • Thẻ biểu quyết được Công ty in, đóng dấu treo và gửi trực tiếp cho Cổ đông tại đại hội (kèm theo bộ tài liệu tham dự ĐHĐCĐ). Mỗi cổ đông được cấp thẻ biểu quyết, trên thẻ biểu quyết có ghi rõ mã số đại biểu, họ tên, số cổ phần sở hữu và nhận ủy quyền được biểu quyết của cổ đông đó.
  • Hình thức biểu quyết thông qua các vấn đề tại Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020 như sau: Biểu quyết bằng hình thức giơ Thẻ biểu quyết.
  • Hình thức này được dùng để thông qua các vấn đề: Ban Chủ tọa, Ban Thư ký, Ban kiểm phiếu; Chương trình, Quy chế làm việc tại Đại hội; Thông qua các nội dung Tờ trình, Biên bản, Nghị quyết Đại hội và các nội dung khác tại Đại hội (nếu có);
  • Cách thức biểu quyết:
  • Khi tiến hành biểu quyết tại Đại hội, các Cổ đông biểu quyết Tán thành thông qua thì giơ Thẻ biểu quyết lên cao, mặt trước của Thẻ biểu quyết phải được giơ hướng về phía Ban Chủ tọa. Thành viên Ban kiểm phiếu sẽ đánh dấu mã Cổ đông và số Thẻ biểu quyết tương ứng của từng Cổ đông tán thành. Tương tự, các Cổ đông biểu quyết không tán thành hoặc không có ý kiến sẽ lần lượt giơ Thẻ biểu quyết.
  • Trường hợp Cổ đông không giơ Thẻ biểu quyết trong cả ba lần biểu quyết Tán thành, Không tán thành hoặc Không ý kiến của một vấn đề thì được xem như biểu quyết tán thành vấn đề đó.
  • Trường hợp Cổ đông giơ cao Thẻ biểu quyết trong cả ba lần biểu quyết Tán thành, Không tán thành hoặc Không ý kiến của một vấn đề thì được xem như việc biểu quyết cho vấn đề đó là không hợp lệ.
  • Thể lệ biểu quyết

      Các vấn đề cần lấy biểu quyết tại Đại hội chỉ được thông qua khi đạt được tỷ lệ biểu quyết đồng ý của ít nhất 51% số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự Đại hội (Trừ một số trường hợp vấn đề biểu quyết được quy định tại Khoản 3, Điều 24 Điều lệ Công ty)

  • Ghi nhận kết quả biểu quyết

      Ban kiểm phiếu sẽ kiểm đếm và ghi nhận lại các lựa chọn biểu quyết thông qua số Thẻ biểu quyết của cổ đông. Sau đó, tập hợp lại kết quả, chuyển Ban Chủ tọa thông báo trước Đại hội về kết quả biểu quyết và Ban thư ký ghi vào Biên bản Đại hội.

Điều 12. Biên bản, Nghị Quyết họp Đại hội đồng cổ đông

      Biên bản họp và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông phải được đọc và thông qua trước khi bế mạc Đại hội.

Điều 13. Thi hành Quy chế

      Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền và khách mời tham dự họp Đại hội phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế làm việc của Đại hội đồng cổ đông. Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền và khách mời vi phạm Quy chế này thì tùy theo mức độ cụ thể, Ban Chủ tọa sẽ xem xét và có hình thức xử lý theo Điều lệ Công ty và Luật Doanh nghiệp.

Quy chế này có hiệu lực ngay sau khi được Đại hội đồng cổ đông Công ty biểu quyết thông qua.

 

 

 

                     TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

                                   CHỦ TỊCH

 

 

 

                            Nguyễn Thị Thanh Thủy